- Enquiries about the Canadian Peony Society may be directed to info@peony.ca
- Want to join us in growing the queen of flowers! membership@peony.ca
- To have photos or other content added to this site send information to plntlady@sympatico.ca
- To view Canadian Peony Society Website http://www.peony.ca/
- Join us on Facebook @ Canadian Peony Society
By mail: Canadian Peony Society / Société canadienne de la pivoine
424 Godolphin Road
Warkworth, On K0K 3K0
Board of Directors 2015/2016
President
Thomas Harris ssnumber6percy@gmail.com
Vice-President
TBA
Past President
David Maltby dmaltby64@gmail.com
Atlantic
Alice Homer homerabaa@gmail.com
Québec
Pierre Turenne pierreturenne2@gmail.com
Ontario
Judi Denny mjdenny@sympatico.ca
Prairies
Prairies
Laurie Goetting lgoetting@shaw.ca
Pacific
Darlene Kalawsky darlene@kalawsky.com
Director-at-large
Marvin Belfour belfour2007@rogers.com
Marvin Belfour belfour2007@rogers.com
Committees:
Registration of Peonies and Show Programs Reiner Jakubowski reiner@kw.igs.net
Paeonia Nordica Blaine Marchand blainemarchand@hotmail.com
Open Gardens Holly Pender-Love hplove8@telus.ca
Root Sale
Blog Margaret Sequeira plntlady@sympatico.ca
Blog Margaret Sequeira plntlady@sympatico.ca
Seed Exchange Bill Wegman bill_wegman@hotmail.com
Web Site TBA
****************************************
Canadian Peony Society
Membership Form
Please enroll me
as a member of the Canadian Peony Society
Name:
……………………………….……. Phone:
.…………………
Address:
.………………………………...... Email:
……………..…..
City:
…………………..… Province: ........... Postal Code: …………...
New Membership { }
Renewal { }
I agree to my name and address being included
on a membership list to be made available to other members.
{ } Yes
{ } No
I agree to
receiving emails from the CPS Board of Directors on issues related to the
Canadian Peony Society. And if I do not
have email, I agree to provide an email address of a family member, friend or
neighbour. Please also refer to our blog
and to our new website.
I am willing to help with the following:
{ }
Annual Show Committee { } Regional Representative { }
Annual Root Sale
{ }
Society Publicity { } Booths at Trade Shows {
} Translation
{ }
Web site development { } Contributions to regular email newsletters
I wish to contribute
$………........... for ……year(s) membership (calendar year)
Signed: ……………………………………………………………. Date:
………………
I wish to make a
donation of $ ___________ to the
Canadian Peony Society in support of its mandate of promoting cultivation and
enjoyment of peonies in Canada.
Donations of $25 or more are archived and noted under donations received
for the year. Please refer to www.peony.ca for further information about the Canadian Peony
Society
Canadian Peony Society is not a charity and does
not issue tax receipts
Membership Rates: Mail to:
Canadian residents: Canadian Peony Society
$15 annually, $40 for three years, c/o Lana Taylor-Mills
$65 for five years, $275 Lifetime 424 Godolphin Road
Non-residents: Warkworth,
ON K0K 3K0
US$18 annually, US$50 for three years
US$300 Lifetime
Société canadienne de la pivoine
Formulaire d'inscription
S'il
vous plaît, veuillez m'inscrire comme membre de la Société canadienne de la
pivoine
Nom:
……………………………… Téléphone: …………………
Adresse:
…………………………… Courriel: …………………
Ville:
…………………… Province: ......... Code postal: …...............
{ }
Nouveau membre ou { } Renouvellement
Vous pouvez publier mon nom
et adresse dans la liste des membres:
{ } oui
{ } non
J'aimerais recevoir les
courriels du Comité de gestion de la SCP sur des questions liées à la Société
canadienne de la pivoine
{ } oui
{ } non
Je suis volontaire pour
apporter mon aide dans les domaines suivants:
{ } Le comité de l'exposition annuelle { } Représentant régional { } Vente annuelle de plantes
{ } Publicité de la Société { } Contribution au bulletin d'information
trimestriel
{ } Développement du site web { }Traduction (F à A et/ou A à F)
Ci-inclus la somme de ……….........$
pour ……an(s) d'adhésion (année civile)
Signature:
……………………………………………………………. Date: ………………
Je souhaite faire le don
de _________$ à la Société canadienne de la pivoine à
l'appui de son mandat de favoriser la culture et le plaisir au Canada. Des donations de 25 $ ou plus sont
archivées et enregistrées dans le bulletin de l’automne de la Société sous la
rubrique « Dons reçus pendant l'année ». Consultez le www.peony.ca pour de plus amples informations au sujet de la
Société canadienne de la pivoine.
La Société canadienne de la pivoine n'est pas
une charité et ne donne pas les récus de charité.
Cotisation: Adresse:
Résidents canadiens: Société
canadienne de la pivoine
15$ - 1 an,
40$ - 3 ans,
c/o Lana Taylor-Mills
65$ - 5 ans, 275$ à vie
424 Godolphin Road
Non-résidents: Warkworth,
ON K0K 3K0
18$ US – 1 an, 50$ US – 3 ans
300$ US
à vie
*************************************
Constitution of the Canadian Peony Society
ARTICLE I - NAME, ORGANIZATIONAL IDENTITY, ACTIVITIES:
Section A
Name:
The
organization shall be known as the Canadian Peony Society / la Société
canadienne de la pivoine ( herein referred to as the Society). The abbreviated form of the name of the
Society shall be CPS in English and SCP in French.
Section B Mission Statement:
As
a non-profit organization, our mission as a Society is to promote cultivation
and enjoyment of peonies in Canada.
Section C
Activities:
The
following list of activities enables the Society to develop a national presence
for members:
a)
encourage the collection and breeding of peonies in Canada
b)
distribute educational information about the genus Paeonia
c)
assemble and maintain a register of peonies bred in Canada, and of
cultivars in various collections in Canada
(public,private, or commercial)
d)
develop and maintain a listing of peony cultivars and species available
from nurseries or institutions in Canada
e) act
in the national interest in responding to, and influencing, agencies or
departments of federal or provincial
governments in matters affecting the
cultivation of peonies
f)
develop an agreed code of judging peonies that is appropriate for the
country
g)
agree on the qualifications of individuals qualified to judge
h)
expedite new ideas and concerns among members
i)
assist in building and developing peony collections in botanical gardens
across the country
j)
give appropriate national recognition to Canadian peony hybridizers and
other Canadians who make
exceptional contributions to peony
growing in Canada
k)
promote the peony by showing, and writing about peonies for a national
membership, the public and the media
l)
promote the peony by offering for sale donated peony roots and donated
peony seeds.
m) improve and extend the cultivation and the
development of the peony in collaboration with other like minded
organizations in other countries
Article II –
MEMBERSHIP:
a.
Types of memberships and fees shall be established by the Board of
Directors of the Society.
b. All members in good standing shall be
entitled to attend meetings, participate in Society activities,
receive all mailings / copies of the
Newsletter of the Society.
c.
Memberships are in effect from January 1st
to December 31st.
d. The Board of Directors may revoke the
membership of any person for justifiable cause with the refund of
membership fee being at the discretion of
the Board of Directors.
ARTICLE
III -
BOARD
OF DIRECTORS:
a. The Board of Directors, herein referred to
as the Board, shall consist of President, Vice President, Immediate Past President,
Treasurer, Membership Chairperson and 5
Directors representing the regions of British Columbia including the
Yukon; the Prairies including the North West Territories; Ontario; Quebec
including Nunavut; the Maritime Provinces including Newfoundland &
Labrador.
b. The Officers of the Society shall include the
President, Vice President, Immediate Past President, Treasurer and Membership
Chairperson.
c. The
President, Vice President and Directors, Membership Chairperson and Treasurer
shall be elected every two years at an AGM and shall hold office until their
successors are elected at an Annual General Meeting.
d. The Board at the beginning of each new term
of office shall appoint a Recording Secretary who shall remain in office at the
pleasure of the Board. If required, a
different Recording Secretary may be appointed for each AGM.
e. All members of the Board must be members in
good standing of the Society.
f. Members of the Board receive no pay or
honorarium, but are entitled to be reimbursed for approved
documented expenses pertaining to the
Society's business.
g. A member shall not hold office of President
for more than two consecutive terms and is considered
ineligible to run for that
position for at least four years after holding that position.
h. Directors and the Vice-President may remain
in office for consecutive terms without restrictions.
i.
A member of the Board may resign at any time by submitting a written
resignation to the President.
j. The Board shall act for and on behalf of
the Society in all matters.
Article IV - MEETINGS:
a. There shall be an Annual General Meeting within
the time frame of the annual peony bloom season, generally occurring between,
but not restricted to, the first of June and the fifteenth of July. The Board shall decide on the place
and date of such a meeting. Ten members shall constitute a quorum excluding
members of the Board with a simple majority required
for passage of any motions made except for changes to the Constitution.
b. At least three weeks' notice of every Annual
General Meeting shall be given by providing location, date and time of the
meeting, and its agenda, by appropriate means.
c. Members who are unable to attend the AGM
will have the right to vote on issues identified in the
Agenda through a procedure determined by the Board of Directors prior to
the vote.
d. There may be other General Meetings scheduled
involving the full membership if deemed necessary by the Board. Such meetings will also be required to meet
the conditions as noted in a. and
b.
e. The Board shall meet a minimum of four times
a year, or more if deemed necessary.
Such meetings will occur via conference call, by email or by some other
form of internet connection. Copies of
the Board meetings as well as the AGM minutes shall be received by members of
the Board within two weeks of scheduled meetings.
Article
V – CHANGES IN CONSTITUTION:
Articles
of the Constitution may be repealed, amended or added to by an affirmative vote
of two-thirds of members present at an Annual General
Meeting, provided that there is a quorum of 10 members who are not members of
the Board. Notice of any proposed
changes to the Constitution must be circulated to all members at least three
weeks before the meeting.
Article
VI – DISSOLUTION:
In
the event of dissolution, all of the remaining assets of the Society, after
payment of liabilities, will be distributed on a practical and fair basis to
not for profit horticultural societies or regional public gardens where peony
collections have been maintained for the Society as approved by the Board.
BYLAWS of the CANADIAN
PEONY SOCIETY
Bylaw I
BOARD OF DIRECTORS
a. A
quorum of 60% of the elected members of the
Board shall be required for the transaction of business.
b. The
President as a member of the Board shall exercise his/her vote only if there is
a tie or if his/her vote is required to satisfy the requirement of a quorum of
60% of the number of elected members of the Board.
c. Any
Board member failing to fulfill his/her obligations or exhibiting adverse behaviours
detrimental to the Society will be deemed to have resigned if it is so moved
and passed by a simple majority of the remaining Board members.
d. The
Board may appoint as many committee positions as deemed necessary. A representative of each committee shall
report the activities of that committee to the Board when requested to do so.
Bylaw II
DUTIES OF THE OFFICERS OF THE SOCIETY
a. The
President shall
preside at all meetings of the Society and of the Board, decide all questions
of order, act as spokesperson for the Society and advance the interest of the
Society. The President shall be, ex-officio, a
member of all committees.
b. The
Vice-President, in
the absence of the President, shall carry out the responsibilities of the
President and shall carry out additional duties as agreed upon by consensus of
all members of the Board.
c. The
Treasurer shall have
charge of all moneys of the Society and shall deposit them in the name of the
Society in such depositories as shall be approved by the directors. The treasurer
shall keep full and accurate accounts of all receipts and disbursements and
shall produce budgets and statements whenever so required by the Board. The treasurer shall make financial records
available for examination by the Account Reviewer(s), and shall prepare
complete summarized financial reports for the membership annually. The
Treasurer shall liaise with each of the committee chairs with respect to
budgetary matters. The Treasurer will notify the Board regarding cash flow and
any other budgetary concerns. No person
or group has the right to borrow funds on behalf of the Society.
d. The
Membership
Chairperson shall do the following: maintain a
membership list containing data collected from each member, receive membership
renewals, and new memberships and deposit monies received into the Society’s
banking chequing account. In addition
the Membership Chairperson shall be in charge of all records and archives of
the Society.
e. The
Recording
Secretary shall keep proper records of all
meetings of the Board as well as that of the Annual General Meeting. Minutes of meetings of the Board and that of
the AGM shall be distributed to members of the Board within a two week period.
If the recording Secretary is unable to attend an AGM, minutes recorded by assigned
replacement must be passed on to the Recording Secretary for distribution and
record keeping.
Bylaw
III Duties of the Immediate Past
President
The
Immediate Past President shall be ex officio as a member of the Board and as a
member of
all committees; may serve a second term if his successor is reelected and
shall act as Nomination
Chair in preparing a slate of candidates
for elected positions for the following two year term.
Bylaw IV Responsibilities of the Directors
of the Society
The directors are responsible for the
organization's programs, image and assets. They have a duty to manage the
organization honestly, in good faith, and in the best interest of the
organization while using the care and diligence of a reasonably prudent person.
Bylaw V
Section a
Finances
The
Society's account and any secured instruments of investment shall have two
designated signatures, one of which will be that of the Treasurer. Only one signature will be required for the
issuing of cheques. The fiscal year is
the calendar year. No person or group has the right to borrow funds on behalf
of the Society.
Section b
Account Reviewers
The Board shall appoint one or two
unpaid account reviewers. They shall not
be members of the Board. They shall examine the books of the Society at the end
of each fiscal year and shall issue a report to the Board. The examined
financial statement and the associated report of the Account Reviewer(s) shall
be made available to all members of the Society at the AGM.
Bylaw VI
POLICIES AND PROCEDURES
a. The
Board may establish Policy and Procedures for conducting the business of the
Society
provided these are not in conflict with the Constitution or the By-laws
of the Society.
b. Regional Peony Societies can
exist affiliated or non-affiliated in Canada. If affiliated, relationships
are to be defined in the CPS
Board of Directors’ Policies and Procedures Manual.
Bylaw VII NOMINATIONS AND ELECTIONS
a. At
least three months prior to the Annual General Meeting, the President shall
appoint a Nominating Committee consisting of three members which could include
the Immediate Past President.
b. The
Nominating Committee shall recruit candidates for all elected positions. Nominations
for elected positions and suggestions for appointed positions may be mailed to
the Nominating Committee prior to the Annual General Meeting, or may come from
the floor at the Annual General Meeting.
c. The
Nominating Committee shall find suitable candidates for election to represent
the designated regions they are intended to represent. The slate of candidates
representing the five regions shall be formally instated at the AGM.
d. All
nominees shall signify in writing or by email their
willingness to run for office. Voting shall take place at the Annual General
Meeting. The Nominating Committee's
report shall be presented to the members at the Annual General Meeting. All
Nominees' names
shall be distributed to the members along with the Agenda at the Annual
General Meeting.
e. Each
candidate seeking election to the Board shall have as a prerequisite the means
and knowledge to communicate with other Board Members at a Board Meeting.
f. The Chairman of the Nominating Committee
(or his designate) shall conduct the voting
procedures, assuming he/she is not
standing for office, at the Annual General Meeting and shall
announce the results of the vote at the
Annual General Meeting. In
the event that a quorum of
ten
members, consisting of fully paid up Society members is not present, then the
recommendation of the Nomination
Committee will prevail.
g. Should a vacancy occur on the Board, the
remaining Directors shall appoint a member to that
position for the balance of the term of
office.
h. The nominating committee may appoint up to
four(4) additional members to the Board as
Directors at Large on a two(2) year basis
to be confirmed by a majority of members at an AGM.
Bylaw VIII
MINUTES
The
minutes of the Annual General Meeting shall be made available to all members.
Bylaw IX
DONATIONS, ENDOWMENTS, ACKNOWLEDGEMENT
Section a
Donations
The
Canadian Peony Society may receive donations subject to the acceptance by the
Board of Directors which may be designated for specific projects.
Section b
Endowment
A
donation may be made as an endowment subject to the acceptance of the Board of
Directors. Endowments will be invested and the income from the investments will
be used for the running of the Society or a specified project.
Section c
Acknowledgment
A
record of all donations and endowments exceeding $25 shall be recorded by the Membership
Chairperson for the Archives of the Society.
Donors shall be acknowledged publicly unless anonymity is requested.
Bylaw X
CHANGES IN THE BYLAWS
Section a
Amending Bylaws
Bylaws
may be repealed, amended or added to by an affirmative vote of two-thirds of
members present at an Annual General Meeting, provided that there is a quorum
of 10 members who are not members of the Board.
Notice of any proposed changes must be circulated to all members at
least three weeks prior to the meeting.
Section b
Robert's Rules of Order
The latest revision of Robert's Rules
of Order shall be Parliamentary Authority of the Canadian Peony Society.
Updated
June 6, 2015 at AGM in Ottawa
***********************************************************************************************
Constitution de la Société
canadienne de la pivoine
ARTICLE I – NOM, IDENTITÉ ORGANISATIONNELLE, ACTIVITÉS :
Section A Nom :
L’organisation sera connue sous les noms de Canadian Peony
Society/Société canadienne de la pivoine
(ci-après appelée Société). La forme abrégée du nom de la Société sera
CPS en anglais et SCP en français.
Section B Énoncé de
mission :
En tant qu’organisation à but non lucratif, la mission de
la SCP est de promouvoir la culture et l'engouement pour les pivoines au
Canada.
Section C
Activités :
La liste d’activités suivantes permet à la SCP de
développer une présence à l'échelle nationale pour tous
ses membres :
a) encourager la
collection et la reproduction de pivoines au Canada;
b) distribuer de
l’information éducative sur la pivoine;
c) assembler et
maintenir un registre de pivoines reproduites au Canada et de cultivars de
collections variées
au Canada
(publiques, privées ou commerciales);
d) produire et
maintenir une liste de cultivars et d’espèces de pivoine disponibles dans les
pépinières et
organismes au
Canada;
e) agir dans l’intérêt national en communiquant avec les
agences ou ministères des gouvernements fédéral et
provincial et en
les influençant en ce qui a trait à la culture des pivoines;
f) développer un
code officiel, approprié pour le pays, sur le jugement des pivoines;
g) s’entendre sur les qualifications des individus
autorisés à juger;
h) s’occuper promptement des idées nouvelles et des
préoccupations des membres;
i) aider à bâtir et
à développer des collections de pivoines dans les jardins botaniques de tout le
pays;
j) donner une
reconnaissance nationale appropriée aux obtenteurs de pivoines canadiens et aux
autres
Canadiens qui
contribuent de façon exceptionnelle à la culture de la pivoine au Canada;
k) promouvoir la pivoine en présentant des pivoines et en
écrivant sur le sujet pour les membres partout au
pays, pour le
public en général et pour les médias;
l) promouvoir la
pivoine en mettant en vente des racines de pivoine et des graines de pivoines
reçues en dons;
m) améliorer et augmenter la culture et le développement de
la pivoine en collaboration avec des organisations
semblables
d’autres pays.
Article II – ADHÉSION :
a) Les types d’adhésion et les
frais devront être établis par le Conseil d’administration de la SCP.
b) Tous les membres en bonne et
due forme auront le droit d’assister aux réunions, de participer aux activités
et
de recevoir tous les
bulletins de la SCP.
c) Les adhésions sont en
vigueur du 1er janvier au 31 décembre.
d) Le Conseil d’administration
peut annuler la carte de membre de toute personne pour raison justifiée et se
réserve le droit de
rembourser ou non les frais d’adhésion.
ARTICLE III – CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA):
a) Le conseil
d’administration, ci-appelé le CA, sera composé du président, du
vice-président, du président
sortant, du
trésorier, du président à l'adhésion et de 5
directeurs représentant les régions de la Colombie -
Britannique y
inclus le Yukon, la région des Prairies y inclus les Territoires du Nord-Ouest,
l'Ontario, le
Québec, y inclus
le Nunavut, les provinces Maritimes y inclus Terre-Neuve & le Labrador.
b) Les membres du CA
doivent inclure le président, le vice-président, le trésorier et le président à
l’adhésion.
c)
Les président, vice-président, directeurs,
président à l’adhésion et trésorier sont élus tous les deux ans à une assemblée
générale annuelle et demeurent en fonction jusqu'à l'élection de leurs
successeurs à la fin de la période de deux ans lors d'une AGA.
d) Le CA au début de chaque nouvelle période de
mandat nomme une secrétaire de séance qui doit rester en fonction au bon
vouloir du CA. Si nécessaire, une secrétaire de séance différent peut être
nommé pour l'AGA.
e) Tous les membres
du CA doivent être membres en bonne et due forme de la SCP.
f) Les membres du
CA ne reçoivent pas de salaire ni d’honoraires, mais ont le droit d’être
remboursés pour
des dépenses
approuvées et documentées concernant les affaires de la SCP.
g) Un membre de
devra pas détenir le poste de président pour plus de deux termes consécutifs et
est considéré
inéligible à se
présenter à ce poste pour au moins quatre années après avoir été président.
h) Les directeurs et
le vice-président peuvent rester en poste pour des termes consécutifs sans restrictions.
i) Un membre du CA
peut démissionner en tout temps en soumettant une démission par écrit au
président.
j) Le CA devra agir
pour la SCP et de la part de celle-ci dans toutes les questions la concernant.
Article IV - RENCONTRES :
a)
Une assemblée générale annuelle (AGA) devra avoir lieu à l’intérieur de
la saison annuelle de floraison de la pivoine, qui se produit généralement,
mais sans s’y limiter, entre le 1er juin et le 15 juillet. Le CA
devra décider de l’endroit et de la date d’une telle assemblée. Dix membres
sont requis pour former quorum et une majorité simple est requise pour
l’adoption de toutes propositions sauf pour des changements à la Constitution.
b) Un préavis d’au moins trois semaines avant chaque
assemblée générale annuelle devra être donné en
indiquant
l’endroit, la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour, et
cela, de façon appropriée.
c) Les membres qui
sont dans l’impossibilité d’assister à l’AGA auront le droit de voter
sur des points
identifiés sur l’ordre du jour par une procédure déterminée par le CA avant le
vote.
d) Il pourrait y
avoir d’autres assemblées générales prévues qui exigeraient l’adhésion totale
si jugé nécessaire
par le CA. Pour
ces assemblées, les conditions mentionnées aux articles IV a. et IV b. seront
exigées.
e) Le CA devra se
rencontrer au moins quatre fois par année, ou plus, si jugé nécessaire. Ces
assemblées
se tiendront par téléconférence, par courriel ou par toute autre forme
de connexion Internet. Les copies des procès-verbaux (P.-V.) du CA
ainsi que le P.-V. de l'AGA doivent être reçus par les membres du CA dans les
deux semaines avant la date prévue des réunions.
Article V – CHANGEMENTS À LA CONSTITUTION :
Les articles de la Constitution peuvent être annulés,
modifiés ou ajoutés par un vote positif des deux tiers des membres présents à
l’AGA, à condition qu’il y ait quorum de 10 membres qui ne sont pas membres du
CA. Un avis de tout changement à la Constitution doit avoir été distribué à
tous les membres au moins trois semaines avant l’assemblée.
Article VI – DISSOLUTION :
Au cas où il y aurait dissolution, tous les biens appartenant à la SCP
après le paiement des dettes, seront distribués sur une base pratique et juste à des sociétés d’horticulture à but
non lucratif ou à des jardins publics régionaux où des collections de pivoines
ont été gardées pour la SCP, comme
approuvé par le CA.
Règlement I :
CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)
a) Un
quorum de 60% des membres élus du CA est nécessaire pour délibérer et prendre
une décision.
b) À titre de
membre du CA le président ou la présidente doit exercer son droit de vote
seulement s’il est nécessaire pour satisfaire le quorum de 60 % du nombre des membres élus du CA.
c) On devra considérer tout membre du CA qui ne remplit pas ses
obligations envers la SCP ou qui
démontre des comportements préjudiciables à la SCP, comme ayant résigné s’il en est ainsi
proposé et décidé à majorité simple par le restant des membres du CA.
d) Le CA peut nommer autant de postes sur des comités qu’il juge
nécessaires. Un représentant de
chaque comité devra rapporter
les activités du comité au CA lorsque le CA le demande.
Règlement II : FONCTIONS DES MEMBRES DE LA DIRECTION
a) Le président devra présider toutes les réunions de la SCP et du CA,
trancher toutes questions relatives aux règlements, agir comme porte-parole de
la SCP et servir les champs d’intérêts de la SCP. Le président sera, ex officio, membre de tous
les comités.
b) Le vice-président, en l’absence du président, s’acquittera des
responsabilités du président et s’acquittera des fonctions additionnelles comme
entendu par tous les membres du CA.
c) Le trésorier sera responsable de toutes sommes d’argent provenant à
la SCP et devra les déposer au nom de la SCP dans les établissements financiers
tels qu’approuvés par les directeurs. Le
trésorier devra conserver des relevés de compte complets et fidèles de tous les
reçus et déboursements et produire des budgets et des états financiers lorsque
requis par le CA. Le trésorier devra
présenter les documents financiers pour revue par un ou des vérificateurs de
compte, et devra préparer annuellement un sommaire des états financiers pour
les membres. Le trésorier devra assurer
une liaison avec chacun des présidents de comités en ce qui regarde les
questions budgétaires. Le trésorier
devra aviser le CA en matière de mouvements de trésorerie et pour toute autre
question budgétaire. Aucune personne ou groupe n’a le droit d’emprunter des
fonds de la part de la SCP.
d) Le président à l’adhésion maintient une
liste des membres contenant des données recueillies auprès de chaque membre,
reçoit les renouvellements d'adhésion et les nouvelles adhésions, et verse les
fonds au compte de banque de la SCP. En outre, le président à l’adhésion sera
chargé de gérer tous les dossiers officiels et archives de la SCP.
e) Le secrétaire de séance doit
tenir des registres appropriés de toutes les réunions du CA ainsi que celle de
l'AGA. Les procès-verbaux (P.-V.) des réunions et celui de l'AGA sont
distribués aux membres du CA dans un délai de 2 semaines. Si le secrétaire de séance ne
peut pas assister à l'AGA, le P.-V. consigné par son remplaçant doit être
transmis au secrétaire de séance pour
distribution et tenue de registres.
Règlement III FONCTIONS DU PRÉSIDENT SORTANT
Le président sortant sera membre ex officio du CA et à titre de membre
de tous les comités, il pourra servir un second
mandat si son successeur est réélu; par ailleurs, il agira comme
président des candidatures responsable de préparer un groupe de candidats pour
les postes élus pour deux ans.
Règlement IV RESPONSABILITÉS
DES DIRECTEURS
Les directeurs sont responsables de l’organisation des programmes, de
l’image de marque de la SCP et de ses avoirs.
Ils ont le devoir de gérer une organisation honnêtement, de bonne foi,
et dans les meilleurs intérêts de l’organisation en utilisant soins et
diligence d’une personne raisonnablement prudente.
Règlement V FINANCES, RÉVISION DES COMPTES
Finances
Les comptes de la SCP et tous les certificats de placement garanti ou les instruments d'investissement garanti devront
comporter au moins deux signatures, dont celle du trésorier. Seulement une signature sera nécessaire pour
émettre les chèques. L’exercice
financier devra correspondre à l’année civile.
Aucune personne ou aucun groupe n’a le droit
d’emprunter des fonds de la part de la SCP.
Révision des comptes
Le CA doit nommer un ou deux vérificateurs pro bono des relevés de
compte. Ils ne doivent pas être membres
du CA. Ils devront examiner les
documents comptables de la SCP à la fin de chaque exercice financier et
présenter un rapport au CA. Les
documents examinés et le rapport du vérificateur devront être présentés à tous
les membres de la SCP lors de l’AGA.
Règlement VI POLITIQUES ET PROCÉDURES
a) Le CA doit établir
des politiques et des procédures pour diriger les affaires de la SCP pourvu que
celles-ci ne soient pas en conflit avec la constitution et les règlements de la
SCP.
b) Des
sociétés régionales de la pivoine peuvent exister affiliées ou non affiliées.
Dans le cas d’une affiliation, les relations sont définies par le CA de la SCP
selon son guide des politiques et des procédures.
Règlement VII NOMINATIONS ET ÉLECTIONS
a) Au moins trois mois avant
l’assemblée générale annuelle, le président devra former un comité des
candidatures comprenant trois membres, dont le président sortant.
b) Le comité des candidatures
devra recruter des candidats pour tous les postes élus. Les candidatures pour les postes élus et les
suggestions pour les postes attitrés peuvent être transmises par courrier au
comité des candidatures avant l’assemblée générale annuelle, ou peuvent
provenir des membres présents à l’assemblée générale annuelle.
c) Le comité des candidatures
peut trouver des candidats appropriés pour être élus dans les régions désignées
qu’ils ont l’intention de représenter.
L’ensemble des candidats représentant les cinq régions sera alors
formellement nommé lors de l’assemblée générale annuelle.
d) Tous les candidats devront
signifier par écrit ou par courriel leur acceptation de se porter
candidat. Les élections devront avoir
lieu lors de l’assemblée générale annuelle.
Le rapport du comité des candidatures doit présenter les candidats aux
membres lors de l’assemblée générale annuelle.
Les noms de tous les candidats doivent être distribués aux membres avec
l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.
e) Chacun des candidats qui
veulent être réélus au CA de direction doit avoir préalablement les moyens et
les connaissances requises pour communiquer avec les autres membres du CA lors
des réunions du CA.
f)
Le président du comité des candidatures (ou son représentant) doit
suivre les procédures d’élection, pourvu qu’il ne se porte pas aussi candidat,
lors de l’assemblée générale annuelle, et devra annoncer les résultats des
élections lors de l’assemblée générale annuelle. S’il advenait que le quorum de dix membres,
pleinement en règle, ne soit pas atteint, une recommandation du comité des
candidatures devrait l’emporter.
g)
Lorsqu’un poste devient vacant sur le CA, les directeurs en poste
devront nommer un membre à ce poste pour le restant du terme.
h) Le Comité de nomination
peut nommer jusqu'à quatre (4) membres supplémentaires au CA pour un mandat de
deux ans. Cela doit être entériné par une majorité des membres à une AGA.
Règlement VIII COMPTES
RENDUS
On devra rendre les comptes rendus de
l’assemblée générale annuelle disponibles à tous les membres.
Règlement IX DONS,
FONDATIONS, ACCUSÉS DE RÉCEPTION
Dons
La SCP canadienne de la pivoine peut
recevoir des dons pourvu que son CA les ait assignés à un projet spécifique.
Dotations
Un don
peut être fait sous forme de dotations pourvu qu’il ait été accepté par le
CA. Les montants des dotations peuvent
être investis et les revenus de ces investissements peuvent être utilisés pour
le fonctionnement de la SCP ou pour un projet spécifique.
Accusés de
réception
Le
secrétaire à l’adhésion doit inscrire dans les archives de la SCP tous les dons
ou dotations de plus de 25 $. Les
donateurs devront recevoir un accusé de réception publiquement à moins que
l’anonymat ait été demandé.
Règlement X MODIFICATIONS AUX STATUTS
Modifications
aux statuts
On peut
abroger, amender ou ajouter des règlements par un vote affirmatif des deux
tiers des membres présents à l’assemblée générale annuelle pourvu qu’un quorum
d’au moins 10 membres qui ne sont pas membres du CA soit atteint. Un avis des changements proposés doit avoir
été distribué parmi tous les membres au moins trois semaines avant l’assemblée.
Robert's Rules of
Order Newly Revised
Les règles
de procédure de la dernière édition du Robert’s Rules of Order Newly Revised seront
suivies lors des débats des membres de la SCP.
