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By mail:  Canadian Peony Society / Société canadienne de la pivoine
 424 Godolphin Road
Warkworth, On K0K 3K0

Board of Directors 2015/2016
Thomas Harris
Past President
David Maltby   

Alice Homer
Pierre Turenne
Judi Denny
Laurie Goetting
Darlene Kalawsky
Marvin Belfour

Registration of Peonies and Show Programs    Reiner Jakubowski
Paeonia Nordica                                                Blaine Marchand
Open Gardens                                                   Holly Pender-Love
Root Sale                            
Blog                                                                   Margaret Sequeira
Seed Exchange                                                  Bill Wegman 
Web Site                                                            TBA

Canadian Peony Society
Membership Form

Please enroll me as a member of the Canadian Peony Society

Name: ……………………………….…….                Phone: .…………………

Address: .………………………………......                Email: ……………..…..

City: …………………..…    Province: ...........            Postal Code: …………...

New Membership {  }      Renewal {  }

 I agree to my name and address being included on a membership list to be made available to other members.
{   } Yes     {   } No

I agree to receiving emails from the CPS Board of Directors on issues related to the Canadian Peony Society.  And if I do not have email, I agree to provide an email address of a family member, friend or neighbour.  Please also refer to our blog and to our new website.

I am willing to help with the following:
{  } Annual Show Committee     {  } Regional Representative     {  } Annual Root Sale
{  } Society Publicity                  {  } Booths at Trade Shows       {  } Translation
{  } Web site development          {  } Contributions to regular email newsletters

I wish to contribute $………........... for ……year(s) membership (calendar year)

Signed: ……………………………………………………………. Date: ………………

I wish to make a donation of  $ ___________ to the Canadian Peony Society in support of its mandate of promoting cultivation and enjoyment of peonies in Canada.  Donations of $25 or more are archived and noted under donations received for the year.  Please refer to for further information about the Canadian Peony Society

            Canadian Peony Society is not a charity and does not issue tax receipts

   Membership Rates:                                                                               Mail to:               
   Canadian residents:                                                                              Canadian Peony Society
   $15 annually, $40 for three years,                                                      c/o Lana Taylor-Mills
   $65 for five years, $275 Lifetime                                                         424 Godolphin Road
                              Non-residents:                                                                                         Warkworth, ON  K0K 3K0
                            US$18 annually, US$50 for three years                                            

                            US$300 Lifetime

Société canadienne de la pivoine
Formulaire d'inscription

S'il vous plaît, veuillez m'inscrire comme membre de la Société canadienne de la pivoine

Nom: ………………………………                      Téléphone: …………………

Adresse: ……………………………                      Courriel: …………………

Ville: ……………………       Province: .........     Code postal: …...............

{   }  Nouveau membre   ou  {   }  Renouvellement

Vous pouvez publier mon nom et adresse dans la liste des membres:
{   } oui     {   } non

J'aimerais recevoir les courriels du Comité de gestion de la SCP sur des questions liées à la Société canadienne de la pivoine
{   } oui      {   } non

Je suis volontaire pour apporter mon aide dans les domaines suivants:
{  } Le comité de l'exposition annuelle                             {  } Représentant régional                              {  } Vente annuelle de plantes                                           {  } Publicité de la Société                            {  } Contribution au bulletin d'information trimestriel    
{  } Développement du site web                                        {  }Traduction (F à A et/ou A à F)

Ci-inclus la somme de  ……….........$  pour ……an(s) d'adhésion (année civile)

Signature: ……………………………………………………………. Date: ………………

Je souhaite faire le don de  _________$  à la Société canadienne de la pivoine à l'appui de son mandat de favoriser la culture et le plaisir au Canada.  Des donations de 25 $ ou plus sont archivées et enregistrées dans le bulletin de l’automne de la Société sous la rubrique « Dons reçus pendant l'année ». Consultez le pour de plus amples informations au sujet de la Société canadienne de la pivoine.

   La Société canadienne de la pivoine n'est pas une charité et ne donne pas les récus de charité.

  Cotisation:                                                                              Adresse:                
   Résidents canadiens:                                                            Société canadienne de la pivoine
   15$ - 1 an,  40$ - 3 ans,                                                           c/o Lana Taylor-Mills
   65$ - 5 ans, 275$ à vie                                                            424 Godolphin Road  
                  Non-résidents:                                                                        Warkworth, ON  K0K 3K0   
                  18$ US – 1 an, 50$ US – 3 ans                                               

                 300$ US  à vie

Constitution of the Canadian Peony Society

Section A Name:
The organization shall be known as the Canadian Peony Society / la Société canadienne de la pivoine ( herein referred to as the Society).  The abbreviated form of the name of the Society shall be CPS in English and SCP in French. 

Section B  Mission Statement:
As a non-profit organization, our mission as a Society is to promote cultivation and enjoyment of peonies in Canada.

Section C  Activities:
The following list of activities enables the Society to develop a national presence for members:
 a)  encourage the collection and breeding of peonies in Canada
 b)  distribute educational information about the genus Paeonia
 c)  assemble and maintain a register of peonies bred in Canada, and of cultivars in various collections in Canada
      (public,private, or commercial)
 d)  develop and maintain a listing of peony cultivars and species available from nurseries or institutions in Canada
 e)  act in the national interest in responding to, and influencing, agencies or departments of federal or provincial
      governments in matters affecting the cultivation of peonies
  f)  develop an agreed code of judging peonies that is appropriate for the country
 g)  agree on the qualifications of individuals qualified to judge
 h)  expedite new ideas and concerns among members
 i)   assist in building and developing peony collections in botanical gardens across the country
 j)   give appropriate national recognition to Canadian peony hybridizers and other Canadians who make
      exceptional contributions to peony growing in Canada
 k)  promote the peony by showing, and writing about peonies for a national membership, the public and the  media
 l)   promote the peony by offering for sale donated peony roots and donated peony seeds.
m)  improve and extend the cultivation and the development of the peony in collaboration with other like minded
      organizations in other countries

       a.   Types of memberships and fees shall be established by the Board of Directors of the Society.                        
b.   All members in good standing shall be entitled to attend meetings, participate in Society activities,
      receive all mailings / copies of the Newsletter of the Society.      
            c.     Memberships are in effect from January 1st to December 31st.
d.   The Board of Directors may revoke the membership of any person for justifiable cause with the refund of

      membership fee being at the discretion of the Board of Directors.

a.   The Board of Directors, herein referred to as the Board, shall consist of President, Vice President, Immediate Past President, Treasurer, Membership Chairperson and 5  Directors representing the regions of British Columbia including the Yukon; the Prairies including the North West Territories; Ontario; Quebec including Nunavut; the Maritime Provinces including Newfoundland & Labrador.
b.   The Officers of the Society shall include the President, Vice President, Immediate Past President, Treasurer and Membership Chairperson.
c.   The President, Vice President and Directors, Membership Chairperson and Treasurer shall be elected every two years at an AGM and shall hold office until their successors are elected at an Annual General Meeting.
d.   The Board at the beginning of each new term of office shall appoint a Recording Secretary who shall remain in office at the pleasure of the Board.  If required, a different Recording Secretary may be appointed for each AGM.
      e.    All members of the Board must be members in good standing of the Society.
     f.     Members of the Board receive no pay or honorarium, but are entitled to be reimbursed for approved
             documented expenses pertaining to the Society's business. 
      g.    A member shall not hold office of President for more than two consecutive terms and is considered
             ineligible to run for that position for at least four years after holding that position.
      h.    Directors and the Vice-President may remain in office for consecutive terms without restrictions.
      i.    A member of the Board may resign at any time by submitting a written resignation to the President.
       j.    The Board shall act for and on behalf of the Society in all matters.
Article IV -  MEETINGS:
a.   There shall be an Annual General Meeting within the time frame of the annual peony bloom season, generally occurring between, but not restricted to, the first of June and the fifteenth of July. The Board shall decide on the place and date of such a meeting. Ten members shall constitute a quorum excluding members of the Board with a simple majority required for passage of any motions made except for changes to the Constitution.  
b.   At least three weeks' notice of every Annual General Meeting shall be given by providing location, date and time of the meeting, and its agenda, by appropriate means.
c.   Members who are unable to attend the AGM will have the right to vote on issues identified in the Agenda through a procedure determined by the Board of Directors prior to the vote.
d.  There may be other General Meetings scheduled involving the full membership if deemed necessary by the Board.  Such meetings will also be required to meet the conditions as noted in a. and  b. 
e.   The Board shall meet a minimum of four times a year, or more if deemed necessary.  Such meetings will occur via conference call, by email or by some other form of internet connection.  Copies of the Board meetings as well as the AGM minutes shall be received by members of the Board within two weeks of scheduled meetings.
Articles of the Constitution may be repealed, amended or added to by an affirmative vote of two-thirds of members present at an Annual General Meeting, provided that there is a quorum of 10 members who are not members of the Board.  Notice of any proposed changes to the Constitution must be circulated to all members at least three weeks before the meeting.

In the event of dissolution, all of the remaining assets of the Society, after payment of liabilities, will be distributed on a practical and fair basis to not for profit horticultural societies or regional public gardens where peony collections have been maintained for the Society as approved by the Board.


a.    A quorum of 60% of the elected members of the Board shall be required for the transaction of business.
b.    The President as a member of the Board shall exercise his/her vote only if there is a tie or if his/her vote is required to satisfy the requirement of a quorum of 60% of the number of elected members of the Board.
c.    Any Board member failing to fulfill his/her obligations or exhibiting adverse behaviours detrimental to the Society will be deemed to have resigned if it is so moved and passed by a simple majority of the remaining Board members. 
d.    The Board may appoint as many committee positions as deemed necessary.   A representative of each committee shall report the activities of that committee to the Board when requested to do so.    

a.    The President shall preside at all meetings of the Society and of the Board, decide all questions of order, act as spokesperson for the Society and advance the interest of the Society. The President shall be, ex-officio, a member of all committees.
b.    The Vice-President, in the absence of the President, shall carry out the responsibilities of the President and shall carry out additional duties as agreed upon by consensus of all members of the Board.
c.    The Treasurer shall have charge of all moneys of the Society and shall deposit them in the name of the Society in such depositories as shall be approved by the directors. The treasurer shall keep full and accurate accounts of all receipts and disbursements and shall produce budgets and statements whenever so required by the Board.  The treasurer shall make financial records available for examination by the Account Reviewer(s), and shall prepare complete summarized financial reports for the membership annually. The Treasurer shall liaise with each of the committee chairs with respect to budgetary matters. The Treasurer will notify the Board regarding cash flow and any other budgetary concerns.   No person or group has the right to borrow funds on behalf of the Society.
d.    The Membership Chairperson shall do the following: maintain a membership list containing data collected from each member, receive membership renewals, and new memberships and deposit monies received into the Society’s banking chequing account.  In addition the Membership Chairperson shall be in charge of all records and archives of the Society.
e.    The Recording Secretary shall keep proper records of all meetings of the Board as well as that of the Annual General Meeting.  Minutes of meetings of the Board and that of the AGM shall be distributed to members of the Board within a two week period. If the recording Secretary is unable to attend an AGM, minutes recorded by assigned replacement must be passed on to the Recording Secretary for distribution and record keeping.

Bylaw III  Duties of the Immediate Past President
      The Immediate Past President shall be ex officio as a member of the Board and as a member of
      all committees; may serve a second term if his successor is reelected and shall act as Nomination
      Chair in preparing a slate of candidates for elected positions for the following two year term.

Bylaw IV Responsibilities of the Directors of the Society
The directors are responsible for the organization's programs, image and assets. They have a duty to manage the organization honestly, in good faith, and in the best interest of the organization while using the care and diligence of a reasonably prudent person.

Bylaw V
Section a  Finances
The Society's account and any secured instruments of investment shall have two designated signatures, one of which will be that of the Treasurer.  Only one signature will be required for the issuing of cheques.  The fiscal year is the calendar year. No person or group has the right to borrow funds on behalf of the Society.
Section b  Account Reviewers
The Board shall appoint one or two unpaid account reviewers.  They shall not be members of the Board. They shall examine the books of the Society at the end of each fiscal year and shall issue a report to the Board. The examined financial statement and the associated report of the Account Reviewer(s) shall be made available to all members of the Society at the AGM. 

       a.   The Board may establish Policy and Procedures for conducting the business of the Society
              provided these are not in conflict with the Constitution or the By-laws of the Society.
        b.   Regional Peony Societies can exist affiliated or non-affiliated in Canada. If affiliated, relationships   
              are  to be defined in the CPS Board of Directors’ Policies and Procedures Manual.

a.       At least three months prior to the Annual General Meeting, the President shall appoint a Nominating Committee consisting of three members which could include the Immediate Past President. 
b.      The Nominating Committee shall recruit candidates for all elected positions. Nominations for elected positions and suggestions for appointed positions may be mailed to the Nominating Committee prior to the Annual General Meeting, or may come from the floor at the Annual General Meeting.
c.       The Nominating Committee shall find suitable candidates for election to represent the designated regions they are intended to represent. The slate of candidates representing the five regions shall be formally instated at the AGM. 
d.      All nominees shall signify in writing or by email their willingness to run for office. Voting shall take place at the Annual General Meeting.  The Nominating Committee's report shall be presented to the members at the Annual General Meeting. All Nominees' names shall be distributed to the members along with the Agenda at the Annual General Meeting.
e.       Each candidate seeking election to the Board shall have as a prerequisite the means and knowledge to communicate with other Board Members at a Board Meeting.
f.    The Chairman of the Nominating Committee (or his designate) shall conduct the voting
      procedures, assuming he/she is not standing for office, at the Annual General Meeting and shall
      announce the results of the vote at the Annual General MeetingIn the event that a quorum of
      ten members, consisting of fully paid up Society members is not present, then the
      recommendation of the Nomination Committee will prevail.
g.   Should a vacancy occur on the Board, the remaining Directors shall appoint a member to that
      position for the balance of the term of office.
h.   The nominating committee may appoint up to four(4) additional members to the Board as
      Directors at Large on a two(2) year basis to be confirmed by a majority of members at an AGM.

The minutes of the Annual General Meeting shall be made available to all members.

Section a   Donations
The Canadian Peony Society may receive donations subject to the acceptance by the Board of Directors which may be designated for specific projects.
Section b   Endowment
A donation may be made as an endowment subject to the acceptance of the Board of Directors. Endowments will be invested and the income from the investments will be used for the running of the Society or a specified project.
Section c   Acknowledgment
A record of all donations and endowments exceeding $25 shall be recorded by the Membership Chairperson for the Archives of the Society.   Donors shall be acknowledged publicly unless anonymity is requested.

Section a  Amending Bylaws
Bylaws may be repealed, amended or added to by an affirmative vote of two-thirds of members present at an Annual General Meeting, provided that there is a quorum of 10 members who are not members of the Board.  Notice of any proposed changes must be circulated to all members at least three weeks prior to the meeting.   
Section b  Robert's Rules of Order
The latest revision of Robert's Rules of Order shall be Parliamentary Authority of the Canadian Peony Society.

Updated June 6, 2015 at AGM in Ottawa 

Constitution de la Société canadienne de la pivoine

Section A  Nom :
L’organisation sera connue sous les noms de Canadian Peony Society/Société canadienne de la pivoine (ci-après appelée Société).  La forme abrégée du nom de la Société sera CPS en anglais et SCP en français.
Section B  Énoncé de mission :
En tant qu’organisation à but non lucratif, la mission de la SCP est de promouvoir la culture et l'engouement pour les pivoines au Canada.
Section C  Activités :
La liste d’activités suivantes permet à la SCP de développer une présence à l'échelle nationale pour tous
ses membres :
a)  encourager la collection et la reproduction de pivoines au Canada;
b)  distribuer de l’information éducative sur la pivoine;
c)  assembler et maintenir un registre de pivoines reproduites au Canada et de cultivars de collections variées
     au Canada (publiques, privées ou commerciales);
d)  produire et maintenir une liste de cultivars et d’espèces de pivoine disponibles dans les pépinières et
     organismes au Canada;
e) agir dans l’intérêt national en communiquant avec les agences ou ministères des gouvernements fédéral et
    provincial et en les influençant en ce qui a trait à la culture des pivoines;
f)  développer un code officiel, approprié pour le pays, sur le jugement des pivoines;
g) s’entendre sur les qualifications des individus autorisés à juger;
h) s’occuper promptement des idées nouvelles et des préoccupations des membres;
i)  aider à bâtir et à développer des collections de pivoines dans les jardins botaniques de tout le pays;
j)  donner une reconnaissance nationale appropriée aux obtenteurs de pivoines canadiens et aux autres
    Canadiens qui contribuent de façon exceptionnelle à la culture de la pivoine au Canada;
k) promouvoir la pivoine en présentant des pivoines et en écrivant sur le sujet pour les membres partout au
    pays, pour le public en général et pour les médias;
l)  promouvoir la pivoine en mettant en vente des racines de pivoine et des graines de pivoines reçues en dons;
m) améliorer et augmenter la culture et le développement de la pivoine en collaboration avec des organisations
     semblables d’autres pays.

Article II – ADHÉSION :
a)  Les types d’adhésion et les frais devront être établis par le Conseil d’administration de la SCP.
b)  Tous les membres en bonne et due forme auront le droit d’assister aux réunions, de participer aux activités et
     de recevoir tous les bulletins de la SCP.
c)  Les adhésions sont en vigueur du 1er janvier au 31 décembre.
d)  Le Conseil d’administration peut annuler la carte de membre de toute personne pour raison justifiée et se
     réserve le droit de rembourser ou non les frais d’adhésion.

a)  Le conseil d’administration, ci-appelé le CA, sera composé du président, du vice-président, du président
     sortant, du trésorier, du président à l'adhésion et de 5 directeurs représentant les régions de la Colombie -
     Britannique y inclus le Yukon, la région des Prairies y inclus les Territoires du Nord-Ouest, l'Ontario, le
     Québec, y inclus le Nunavut, les provinces Maritimes y inclus Terre-Neuve & le Labrador.
b)  Les membres du CA doivent inclure le président, le vice-président, le trésorier et le président à
c)  Les président, vice-président, directeurs, président à l’adhésion et trésorier sont élus tous les deux ans à une assemblée générale annuelle et demeurent en fonction jusqu'à l'élection de leurs successeurs à la fin de la période de deux ans lors d'une AGA.
d)  Le CA au début de chaque nouvelle période de mandat nomme une secrétaire de séance qui doit rester en fonction au bon vouloir du CA. Si nécessaire, une secrétaire de séance différent peut être nommé pour l'AGA.
e)  Tous les membres du CA doivent être membres en bonne et due forme de la SCP.
f)   Les membres du CA ne reçoivent pas de salaire ni d’honoraires, mais ont le droit d’être remboursés pour
     des dépenses approuvées et documentées concernant les affaires de la SCP.
g)  Un membre de devra pas détenir le poste de président pour plus de deux termes consécutifs et est considéré
     inéligible à se présenter à ce poste pour au moins quatre années après avoir été président.
h)  Les directeurs et le vice-président peuvent rester en poste pour des termes consécutifs sans restrictions.
i)  Un membre du CA peut démissionner en tout temps en soumettant une démission par écrit au
j)  Le CA devra agir pour la SCP et de la part de celle-ci dans toutes les questions la concernant.

a)  Une assemblée générale annuelle (AGA) devra avoir lieu à l’intérieur de la saison annuelle de floraison de la pivoine, qui se produit généralement, mais sans s’y limiter, entre le 1er juin et le 15 juillet. Le CA devra décider de l’endroit et de la date d’une telle assemblée. Dix membres sont requis pour former quorum et une majorité simple est requise pour l’adoption de toutes propositions sauf pour des changements à la Constitution.
b) Un préavis d’au moins trois semaines avant chaque assemblée générale annuelle devra être donné en
     indiquant l’endroit, la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour, et cela, de façon appropriée.
c)  Les membres qui sont dans l’impossibilité d’assister à l’AGA auront le droit de voter
     sur des points identifiés sur l’ordre du jour par une procédure déterminée par le CA avant le vote.
d)  Il pourrait y avoir d’autres assemblées générales prévues qui exigeraient l’adhésion totale si jugé nécessaire
     par le CA. Pour ces assemblées, les conditions mentionnées aux articles IV a. et IV b. seront exigées.
e)  Le CA devra se rencontrer au moins quatre fois par année, ou plus, si jugé nécessaire. Ces assemblées
     se tiendront par téléconférence, par courriel ou par toute autre forme de connexion Internet. Les copies des procès-verbaux (P.-V.) du CA ainsi que le P.-V. de l'AGA doivent être reçus par les membres du CA dans les deux semaines avant la date prévue des réunions.

Les articles de la Constitution peuvent être annulés, modifiés ou ajoutés par un vote positif des deux tiers des membres présents à l’AGA, à condition qu’il y ait quorum de 10 membres qui ne sont pas membres du CA. Un avis de tout changement à la Constitution doit avoir été distribué à tous les membres au moins trois semaines avant l’assemblée.


Au cas où il y aurait dissolution, tous les biens appartenant à la SCP après le paiement des dettes, seront distribués sur une base pratique et juste à des sociétés d’horticulture à but non lucratif ou à des jardins publics régionaux où des collections de pivoines ont été gardées pour la SCP, comme approuvé par le CA.

a) Un quorum de 60% des membres élus du CA est nécessaire pour délibérer et prendre une décision.
b) À titre de membre du CA le président ou la présidente doit exercer son droit de vote seulement s’il est nécessaire pour satisfaire le quorum de 60 % du nombre des membres élus du CA.
c) On devra considérer tout membre du CA qui ne remplit pas ses obligations envers la SCP ou qui démontre des comportements préjudiciables à la SCP, comme ayant résigné s’il en est ainsi proposé et décidé à majorité simple par le restant des membres du CA.
d) Le CA peut nommer autant de postes sur des comités qu’il juge nécessaires.  Un représentant de
    chaque comité devra rapporter les activités du comité au CA lorsque le CA le demande.

a) Le président devra présider toutes les réunions de la SCP et du CA, trancher toutes questions relatives aux règlements, agir comme porte-parole de la SCP et servir les champs d’intérêts de la SCP.  Le président sera, ex officio, membre de tous les comités.
b) Le vice-président, en l’absence du président, s’acquittera des responsabilités du président et s’acquittera des fonctions additionnelles comme entendu par tous les membres du CA.
c) Le trésorier sera responsable de toutes sommes d’argent provenant à la SCP et devra les déposer au nom de la SCP dans les établissements financiers tels qu’approuvés par les directeurs.  Le trésorier devra conserver des relevés de compte complets et fidèles de tous les reçus et déboursements et produire des budgets et des états financiers lorsque requis par le CA.  Le trésorier devra présenter les documents financiers pour revue par un ou des vérificateurs de compte, et devra préparer annuellement un sommaire des états financiers pour les membres.  Le trésorier devra assurer une liaison avec chacun des présidents de comités en ce qui regarde les questions budgétaires.  Le trésorier devra aviser le CA en matière de mouvements de trésorerie et pour toute autre question budgétaire.  Aucune personne ou groupe n’a le droit d’emprunter des fonds de la part de la SCP.
d) Le président à l’adhésion maintient une liste des membres contenant des données recueillies auprès de chaque membre, reçoit les renouvellements d'adhésion et les nouvelles adhésions, et verse les fonds au compte de banque de la SCP. En outre, le président à l’adhésion sera chargé de gérer tous les dossiers officiels et archives de la SCP.
e) Le secrétaire de séance doit tenir des registres appropriés de toutes les réunions du CA ainsi que celle de l'AGA. Les procès-verbaux (P.-V.) des réunions et celui de l'AGA sont distribués aux membres du CA dans un délai de 2 semaines. Si le secrétaire de séance ne peut pas assister à l'AGA, le P.-V. consigné par son remplaçant doit être transmis au secrétaire de séance pour distribution et tenue de registres.

Le président sortant sera membre ex officio du CA et à titre de membre de tous les comités, il pourra servir un second mandat si son successeur est réélu; par ailleurs, il agira comme président des candidatures responsable de préparer un groupe de candidats pour les postes élus pour deux ans.

Les directeurs sont responsables de l’organisation des programmes, de l’image de marque de la SCP et de ses avoirs.  Ils ont le devoir de gérer une organisation honnêtement, de bonne foi, et dans les meilleurs intérêts de l’organisation en utilisant soins et diligence d’une personne raisonnablement prudente.

Règlement V             FINANCES, RÉVISION DES COMPTES  
Les comptes de la SCP et tous les certificats de placement garanti ou les instruments d'investissement garanti devront comporter au moins deux signatures, dont celle du trésorier.  Seulement une signature sera nécessaire pour émettre les chèques.  L’exercice financier devra correspondre à l’année civile.  Aucune personne ou aucun groupe n’a le droit d’emprunter des fonds de la part de la SCP.

Révision des comptes
Le CA doit nommer un ou deux vérificateurs pro bono des relevés de compte.  Ils ne doivent pas être membres du CA.  Ils devront examiner les documents comptables de la SCP à la fin de chaque exercice financier et présenter un rapport au CA.  Les documents examinés et le rapport du vérificateur devront être présentés à tous les membres de la SCP lors de l’AGA.

a)    Le CA doit établir des politiques et des procédures pour diriger les affaires de la SCP pourvu que celles-ci ne soient pas en conflit avec la constitution et les règlements de la SCP.
b)    Des sociétés régionales de la pivoine peuvent exister affiliées ou non affiliées. Dans le cas d’une affiliation, les relations sont définies par le CA de la SCP selon son guide des politiques et des procédures.

a)  Au moins trois mois avant l’assemblée générale annuelle, le président devra former un comité des candidatures comprenant trois membres, dont le président sortant.
b)  Le comité des candidatures devra recruter des candidats pour tous les postes élus.  Les candidatures pour les postes élus et les suggestions pour les postes attitrés peuvent être transmises par courrier au comité des candidatures avant l’assemblée générale annuelle, ou peuvent provenir des membres présents à l’assemblée générale annuelle.
c)  Le comité des candidatures peut trouver des candidats appropriés pour être élus dans les régions désignées qu’ils ont l’intention de représenter.  L’ensemble des candidats représentant les cinq régions sera alors formellement nommé lors de l’assemblée générale annuelle.
d)  Tous les candidats devront signifier par écrit ou par courriel leur acceptation de se porter candidat.  Les élections devront avoir lieu lors de l’assemblée générale annuelle.  Le rapport du comité des candidatures doit présenter les candidats aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.  Les noms de tous les candidats doivent être distribués aux membres avec l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle.
e)  Chacun des candidats qui veulent être réélus au CA de direction doit avoir préalablement les moyens et les connaissances requises pour communiquer avec les autres membres du CA lors des réunions du CA.
f)  Le président du comité des candidatures (ou son représentant) doit suivre les procédures d’élection, pourvu qu’il ne se porte pas aussi candidat, lors de l’assemblée générale annuelle, et devra annoncer les résultats des élections lors de l’assemblée générale annuelle.  S’il advenait que le quorum de dix membres, pleinement en règle, ne soit pas atteint, une recommandation du comité des candidatures devrait l’emporter.
g)  Lorsqu’un poste devient vacant sur le CA, les directeurs en poste devront nommer un membre à ce poste pour le restant du terme.
h) Le Comité de nomination peut nommer jusqu'à quatre (4) membres supplémentaires au CA pour un mandat de deux ans. Cela doit être entériné par une majorité des membres à une AGA.

Règlement VIII         COMPTES RENDUS
On devra rendre les comptes rendus de l’assemblée générale annuelle disponibles à tous les membres.

La SCP canadienne de la pivoine peut recevoir des dons pourvu que son CA les ait assignés à un projet spécifique.
Un don peut être fait sous forme de dotations pourvu qu’il ait été accepté par le CA.  Les montants des dotations peuvent être investis et les revenus de ces investissements peuvent être utilisés pour le fonctionnement de la SCP ou pour un projet spécifique.
Accusés de réception
Le secrétaire à l’adhésion doit inscrire dans les archives de la SCP tous les dons ou dotations de plus de 25 $.  Les donateurs devront recevoir un accusé de réception publiquement à moins que l’anonymat ait été demandé.

Modifications aux statuts
On peut abroger, amender ou ajouter des règlements par un vote affirmatif des deux tiers des membres présents à l’assemblée générale annuelle pourvu qu’un quorum d’au moins 10 membres qui ne sont pas membres du CA soit atteint.  Un avis des changements proposés doit avoir été distribué parmi tous les membres au moins trois semaines avant l’assemblée.
Robert's Rules of Order Newly Revised
Les règles de procédure de la dernière édition du Robert’s Rules of Order Newly Revised seront suivies lors des débats des membres de la SCP.